Dopo l’introduzione dell’art. 15, comma 1, lettera z-bis) del D.Lgs. 81/2008 la domanda più frequente in assoluto è: «esiste un fac simile?». Qui sotto trovi un modello completo, articolo per articolo, scritto per essere adattato e non copiato. Il testo che segue è una base di lavoro: va calato sulla tua organizzazione e validato dal tuo consulente.
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Il testo completo dei 10 articoli, con le note esplicative, la checklist di adozione e i riferimenti normativi. 5 pagine, nessuna registrazione, nessuna email richiesta.
Scarica il PDF (A4, 5 pagine)A cosa serve e cosa deve contenere
La norma non impone un documento con un nome preciso. Chiede di programmare misure di prevenzione. Una procedura scritta è il modo ordinario di dimostrare che quelle misure esistono, che qualcuno ne risponde e che vengono applicate. In sede di verifica, senza documento non c’è nulla da esibire.
Una procedura utile risponde a cinque domande, in quest’ordine: cosa si può segnalare, chi può farlo, come, chi riceve e cosa succede dopo. Tutto il resto è contorno.
- Va approvata dal datore di lavoro o dall’organo amministrativo, con data e versione.
- Va consultato il RLS, come per le altre misure di prevenzione, e la consultazione va documentata.
- Va comunicata a tutti con prova di consegna, e resa disponibile in modo permanente in bacheca e in intranet.
- Va richiamata nel DVR, nella sezione sul rischio di condotte violente o moleste. Procedura e valutazione devono citarsi a vicenda.
Il fac simile in 10 articoli
Le parti fra parentesi quadre vanno sostituite. Ogni articolo è seguito da una nota che spiega perché c’è e cosa succede se lo si taglia.
Art. 1. Finalità e riferimenti
[Ragione sociale] tutela la salute, la sicurezza e la dignità delle persone che lavorano al suo interno e non tollera alcuna forma di violenza o molestia. La presente procedura attua le misure di prevenzione previste dall’art. 15, comma 1, lett. z-bis) del D.Lgs. 81/2008, in coerenza con l’art. 2087 c.c., con il D.Lgs. 198/2006 e con la Convenzione OIL n. 190 ratificata con L. 4/2021.
Perché c’è: dichiara la base normativa e collega il documento all’obbligo. È il primo punto che un verificatore legge.
Art. 2. Ambito soggettivo e oggettivo
La procedura si applica a tutti i lavoratori subordinati, ai soggetti equiparati ai sensi dell’art. 2 del D.Lgs. 81/2008, ai collaboratori, ai lavoratori somministrati, ai tirocinanti e ai candidati in fase di selezione. Si applica alle condotte poste in essere da colleghi, superiori, subordinati e soggetti terzi (clienti, utenti, fornitori, visitatori).
Rilevano le condotte tenute nei luoghi di lavoro, negli spazi comuni, durante trasferte, eventi e attività formative, negli alloggi eventualmente messi a disposizione, nel tragitto casa lavoro quando connesso all’attività, e mediante gli strumenti di comunicazione aziendali, inclusi posta elettronica e sistemi di messaggistica.
Perché c’è: è il perimetro largo della Convenzione 190. Se lo restringi al solo ufficio e ai soli colleghi, escludi le due categorie più frequenti nella pratica: le aggressioni da parte di terzi e le condotte digitali.
Art. 3. Definizioni
Per violenza e molestia si intendono i comportamenti, anche isolati, e le relative minacce, che si prefiggano, causino o possano comportare un danno fisico, psicologico, sessuale o economico. Rientrano in particolare: la molestia sessuale, la molestia fondata su sesso, orientamento, età, origine, disabilità, religione o convinzioni personali; le condotte vessatorie o denigratorie reiterate; l’isolamento deliberato; le aggressioni verbali o fisiche; le ritorsioni economiche o di carriera.
Perché c’è: senza definizioni le persone non riconoscono ciò che vivono come segnalabile. La formula «anche isolati» evita che il documento richieda implicitamente la reiterazione tipica del mobbing.
Art. 4. Canali di segnalazione
La segnalazione può essere presentata attraverso: (a) la piattaforma informatica [nome/URL], accessibile anche in forma anonima; (b) il colloquio riservato con il gestore designato, su richiesta; (c) [eventuale terzo canale, per esempio indirizzo postale riservato].
Nessun canale prevede il passaggio dal responsabile gerarchico del segnalante. La segnalazione può essere presentata in qualsiasi momento, senza obbligo di tentare prima una soluzione informale.
Perché c’è: questo è l’articolo che decide se la procedura funziona. Nelle molestie il presunto autore è molto spesso il responsabile diretto: un canale che passa da lui non è una misura di prevenzione. L’ultima frase serve a impedire che qualcuno introduca in via di prassi un passaggio informale obbligatorio.
Art. 5. Gestore delle segnalazioni e conflitto di interessi
Le segnalazioni sono ricevute e gestite da [ruolo/soggetto designato], nominato per iscritto dal datore di lavoro, adeguatamente formato e vincolato al segreto. Il gestore opera in autonomia e non può essere destinatario di istruzioni sul merito della trattazione.
Qualora la segnalazione riguardi il gestore, il suo superiore gerarchico o soggetti in conflitto di interessi, essa è trattata da [soggetto alternativo: gestore esterno, organo di controllo, consigliere di fiducia], secondo la medesima procedura.
Perché c’è: il percorso alternativo è la parte che quasi tutte le procedure dimenticano ed è quella che serve nei casi più gravi. Senza, il documento si blocca proprio quando conta.
Art. 6. Contenuto della segnalazione
La segnalazione contiene, per quanto possibile: descrizione dei fatti, periodo e luogo, soggetti coinvolti, eventuali testimoni e documenti. L’assenza di alcuni elementi non è motivo di archiviazione automatica.
Le segnalazioni anonime sono ammesse e trattate secondo la presente procedura, nei limiti degli accertamenti possibili sulla base degli elementi forniti.
Perché c’è: senza la seconda frase del primo capoverso, i moduli finiscono per respingere chi ha paura di dare dettagli. Senza il secondo capoverso, l’anonimato resta una zona grigia che scoraggia.
Art. 7. Tempi e fasi della trattazione
Il gestore rilascia avviso di ricevimento entro 7 giorni. Entro 15 giorni valuta l’ammissibilità e avvia l’istruttoria, se necessario con audizione del segnalante. L’istruttoria si conclude di norma entro 60 giorni e comunque entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento, con comunicazione dell’esito al segnalante.
Durante l’istruttoria sono adottate, se necessarie, misure cautelari organizzative volte a interrompere il contatto fra le persone coinvolte, senza che ciò comporti un pregiudizio per il segnalante.
Perché c’è: la z-bis non fissa tempi. Allinearli a quelli del D.Lgs. 24/2023 è la scelta più semplice e più difendibile, e permette di usare un solo flusso quando i due obblighi si sovrappongono. Sull’ultimo capoverso: spostare la vittima invece del presunto autore è una ritorsione di fatto, anche quando è presentata come tutela.
Art. 8. Riservatezza e trattamento dei dati
L’identità del segnalante e ogni elemento da cui possa desumersi sono protetti e non sono rivelati senza il suo consenso espresso, salvo obblighi di legge. L’accesso alle segnalazioni è limitato ai soggetti autorizzati per iscritto.
I dati sono trattati ai sensi del Regolamento UE 2016/679, per la finalità di gestione della segnalazione, e conservati per il tempo necessario alla trattazione e comunque non oltre [termine definito con il DPO]. Il registro delle segnalazioni riporta data, categoria, presa in carico, esito e data di chiusura.
Perché c’è: il registro è la prova. È l’unico documento che, in ispezione o in causa, dimostra che il presidio ha funzionato davvero e non solo sulla carta.
Art. 9. Divieto di ritorsione
È vietata ogni forma di ritorsione, diretta o indiretta, nei confronti di chi presenta una segnalazione in buona fede, di chi fornisce informazioni e di chi assiste il segnalante. Costituiscono ritorsione, a titolo esemplificativo: licenziamento, sanzioni disciplinari, demansionamento, mancata promozione, trasferimento, mutamento di mansioni, esclusione da formazione o benefit, comportamenti ostili o discriminatori.
L’adozione di atti ritorsivi costituisce illecito disciplinare. La buona fede è presunta; resta ferma la rilevanza disciplinare delle segnalazioni consapevolmente false.
Perché c’è: l’elenco esemplificativo è quello che rende il divieto azionabile. «È vietata ogni ritorsione» da solo non serve a nulla in una contestazione.
Art. 10. Esiti, formazione e riesame
All’esito accertato dell’istruttoria [ragione sociale] adotta i provvedimenti disciplinari previsti dal CCNL applicato e dal codice di condotta, oltre alle misure organizzative necessarie a evitare il ripetersi dei fatti.
La formazione su contenuti e funzionamento della presente procedura è erogata a tutti i lavoratori all’assunzione e con cadenza [annuale/biennale], con moduli specifici per preposti e dirigenti. La procedura è riesaminata con cadenza [annuale] e comunque a seguito di modifiche organizzative o normative rilevanti, e i dati aggregati del registro alimentano il riesame della valutazione dei rischi.
Perché c’è: chiude il ciclo. La programmazione richiesta dalla z-bis include il monitoraggio: senza questo articolo la procedura è un atto isolato invece che una misura viva.
La procedura è metà del lavoro. L’altra metà è il canale
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Fai il check-up gratuitoCome adattarlo alla tua azienda
Un modello copiato senza modifiche si riconosce subito, e la sua debolezza non è formale: è che descrive un’organizzazione che non esiste. Quattro adattamenti che vanno fatti sempre.
- Il gestore. In un’azienda da 200 persone può essere una funzione interna. Sotto le 30 persone spesso non c’è nessuno abbastanza distante dal vertice: in quel caso il gestore esterno non è un lusso, è la sola configurazione credibile.
- I terzi. Se l’attività comporta contatto con il pubblico, l’art. 2 e l’art. 7 vanno arricchiti con le procedure di gestione dell’aggressione in corso: chi si chiama, come si mette in sicurezza la persona, come si registra l’evento.
- I turni e i luoghi. Con lavoro notturno, trasferte o sedi distaccate, va detto esplicitamente come si segnala fuori dall’orario e dalla sede principale.
- Il CCNL applicato. L’art. 10 deve richiamare il contratto effettivamente applicato e le sue norme disciplinari, altrimenti i provvedimenti restano un’affermazione senza aggancio.
Sei errori da evitare
- Indicare come unico destinatario l’ufficio del personale. Nelle organizzazioni piccole l’ufficio del personale è spesso il titolare, cioè il potenziale presunto autore o il suo diretto interlocutore.
- Chiedere un tentativo di composizione informale prima della segnalazione. Nelle molestie significa chiedere alla vittima di affrontare da sola chi la molesta.
- Non prevedere l’anonimato. Legittimo, ma va messo in conto che riduce drasticamente le segnalazioni proprio nei casi più gravi.
- Spostare il segnalante come misura cautelare. È la ritorsione più comune e la meno riconosciuta come tale.
- Nessun termine di riscontro. Una procedura senza tempi è una procedura che non risponde: il silenzio è l’esito più frequente e il più dannoso per la fiducia.
- Scriverla e non comunicarla. Una procedura che nessuno conosce non è una misura di prevenzione. Serve prova di consegna e disponibilità permanente.
Cosa fare dopo averla scritta
Le prime tre caselle si chiudono in una settimana. La quarta è l’unica che richiede uno strumento, ed è quella che rende vere tutte le altre.
Fonti
- D.Lgs. 9 aprile 2008 n. 81, Testo Unico sicurezza sul lavoro (testo vigente) — Normattiva
- DL 31 ottobre 2025 n. 159, che introduce la lett. z-bis nell’art. 15 — Normattiva
- Legge 29 dicembre 2025 n. 198, di conversione del DL 159/2025 — Normattiva
- D.Lgs. 10 marzo 2023 n. 24, whistleblowing — Normattiva
- D.Lgs. 11 aprile 2006 n. 198, Codice delle pari opportunità — Normattiva
- Regolamento UE 2016/679 (GDPR), testo consolidato — EUR-Lex
- Organizzazione Internazionale del Lavoro, Convenzione n. 190 e Raccomandazione n. 206 — ILO
- Legge 15 gennaio 2021 n. 4, ratifica della Convenzione OIL n. 190 — Normattiva
Questo modello ha scopo informativo e non costituisce parere legale né un documento pronto all’uso. Riferimenti: D.Lgs. 81/2008 artt. 2, 15, 17, 28 e 50; lett. z-bis introdotta dal DL 159/2025 convertito con L. 198/2025; D.Lgs. 24/2023; D.Lgs. 198/2006; Regolamento UE 2016/679; Convenzione OIL n. 190 ratificata con L. 4/2021; art. 2087 c.c. Prima dell’adozione fallo validare dal tuo consulente del lavoro e dal tuo legale.